Folgende Fragen werden häufig gestellt:
Es gibt doch moderne Möglichkeiten der Audioaufzeichnung – braucht man Stenografen da überhaupt noch?
Stenografen bieten die Garantie für qualitätvolle Protokolle, um Veranstaltungen, Sitzungen oder Besprechungen nachvollziehbar zu dokumentieren wie beispielsweise Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsratssitzungen, sonstige Gremiensitzungen, Erörterungsverfahren, Bürgeranhörungen, Scopingtermine, Verhandlungen, Tagungen, Konferenzen, Workshops, Symposien/Kolloquien, Seminare, Fachgespräche, Podiumsdiskussionen, Interviews und Hauptversammlungen.
Stenografen sind während Ihrer gesamten Veranstaltung anwesend. Sie nehmen alles auf, was für das nachträgliche Verständnis wirklich entscheidend ist. Neben dem, was gesagt wird, notieren Stenografen zum Beispiel auch Zurufe und nonverbale Äußerungen wie etwa Kopfschütteln oder –nicken, die sie fast immer zweifelsfrei der konkreten Person zuordnen können. Und dass Teilnehmer Gegenstände hochhalten oder aus Protest den Saal verlassen, lässt sich auf keiner Audioaufnahme festhalten.
Stenografen dokumentieren auch in Parlamenten. Dort haben sie – im Unterschied zu einer Tonbandaufzeichnung – das gesamte Geschehen im Saal im Blick. Lesen Sie hier, was die „Süddeutsche Zeitung“ zur Arbeit der Stenografen in Parlamenten schreibt.
Warum sollte man nicht einfach ein Schreibbüro beauftragen?
Will man ein Protokoll schreiben, das höchsten sprachlichen und inhaltlichen Ansprüchen gerecht werden soll, ist mehr nötig als das bloße Abtippen vom Tonband:
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- Nebengeräusche oder ungünstige akustische Verhältnisse machen eine Tonbandaufnahme schnell unbrauchbar. Reden auch noch mehrere Personen gleichzeitig, kann das Gesagte fast immer nicht mehr eindeutig zugeordnet werden.
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- Durch unsere langjährige Erfahrung bei der Protokollerstellung geben wir das gesamte verbale und nonverbale Geschehen adäquat im Wortprotokoll oder in einem analytischen Protokoll wieder. Dadurch kann sich auch, wer nicht anwesend war, nachträglich ein authentisches und vollständiges Bild vom Verlauf der Sitzung machen.
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- Wir sind Textprofis. Wir erstellen ein orthografisch und grammatikalisch einwandfreies Protokoll nach den empfohlenen Schreibweisen des DUDEN. Darüber hinaus glätten wir die gesprochene Sprache, ohne den Sinn der Rede und den persönlichen Stil der redenden Person zu verändern. So finden wir auch bei ungeübten Rednerinnen und Rednern und selbst für schwierige Situationen eine optimale Lösung. Zusätzlich überprüfen wir (soweit möglich) alle Zitate.
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- Durch das angefertigte Stenogramm verfügen wir bereits über eine schriftliche Grundlage Ihrer Veranstaltung, auf der wir das Protokoll schnell und effizient ausarbeiten können.
Somit ist unsere Arbeit umfassender, qualitätsvoller, effizienter, zuverlässiger und damit letztlich kostengünstiger als die Arbeit eines Schreibbüros.
Warum überhaupt Protokolle?
Professionell erstellte Protokolle ermöglichen den schnellen und zuverlässigen Zugriff auf den Verhandlungsgegenstand:
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- Die Beteiligten können sich den Ablauf einer Veranstaltung schnell und präzise vergegenwärtigen.
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- Protokolle stellen innerhalb Ihrer Organisation die Arbeitsgrundlage für das weitere Vorgehen wie etwa für die Erstellung anderer Texte dar.
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- Protokolle sind das schriftliche Gedächtnis Ihrer Organisation.
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- Durch Protokolle können Sie die Öffentlichkeit über Ihre Veranstaltung professionell informieren und dadurch Transparenz herstellen.
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- Wenn es einmal hart auf hart kommt: Sie können auf Protokolle auch bei Verfahren und Auseinandersetzungen zurückgreifen – oder sie bereits im Vorfeld vermeiden.
- Unterschiedliche Veranstaltungen bedürfen unterschiedlicher Protokollarten. Unsere Angebote finden Sie hier.
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Welche Leistungen bieten Sie für Hauptversammlungen an?
Sie sind auf die schnelle und präzise Mitschrift der Aktionärsfragen auf Ihrer Hauptversammlung angewiesen, damit Backoffice und Vorstand sie umgehend beantworten können? Oder benötigen Sie ein ausführliches Wortprotokoll Ihrer Hauptversammlung? Sprechen Sie uns an. Gemeinsam finden wir ein individuelles Konzept für Ihre Hauptversammlung.
Die Fragenaufnahme ist die am häufigsten gebuchte Leistung. Das Stenografenteam besteht immer aus mindestens zwei Kollegen. Die Stenografen nehmen im Wechsel die Fragen der Aktionärsseite auf und übertragen sie in das dafür bereitgestellte Q-&-A-System, damit Ihre Experten im Backoffice die Antworten so schnell wie möglich für den Vorstand vorbereiten können. Bei zu erwartender höherer Fragendichte oder besonderen Situationen wie Squeeze-Out, Delisting, Kapitalmaßnahmen, Anwesenheit kritischer Aktionäre etc. werden nach Absprache ggf. mehr Stenografen eingesetzt. So geht keine Frage verloren.
Häufig wird ein Wortprotokoll der gesamten Hauptversammlung von Gesellschaften beauftragt. Das gilt insbesondere bei sensiblen Vorgängen, Kapitalerhöhungen oder bei Anwesenheit kritischer Aktionäre:
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- Ihre Aktionäre haben das Recht, den Verlauf der Hauptversammlung ihrerseits in einem stenografischen Wortprotokoll exakt festhalten zu lassen. Nur mit einem eigenen Wortprotokoll stehen Sie Ihren Aktionären nicht unvorbereitet gegenüber.
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- Mit dem stenografischen Wortprotokoll können Sie Ihre Hauptversammlung zielgerichtet und präzise nacharbeiten, denn es enthält sämtliche Redebeiträge: Neben allen Berichten und Beiträgen von Vorstand und Aufsichtsrat sind die Debatten zu einzelnen Tagesordnungspunkten bzw. die Generaldebatte mit allen Fragen der Aktionäre und allen Antworten des Vorstands bzw. Aufsichtsrats sowie die Abstimmungen mit Ergebnissen Bestandteile des Protokolls.
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- Zudem können Sie auf das ausgefertigte Wortprotokoll zurückgreifen, falls es doch einmal zu Auseinandersetzungen kommt – oder schon im Vorfeld.
Das Wortprotokoll wird im Voraus gebucht. Je nach erwartetem Aufwand und der gewünschten Ausarbeitungszeit für das Wortprotokoll stehen zusätzlich ein bis zwei Kollegen ausschließlich dafür zur Verfügung. Manchmal entscheidet sich aber erst während einer Hauptversammlung, dass über bestimmte Passagen ein wörtliches Protokoll geführt werden soll. Um für diesen Fall vorbereitet zu sein, bieten wir das sogenannte Stand-by-Wortprotokoll an. Bitte sprechen Sie uns darauf an.
Zu unseren Kunden zählen Aktiengesellschaften sowie Hauptversammlungsdienstleister. Absolute Kostentransparenz ist für uns selbstverständlich. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot, in dem wir sämtliche Kosten – wie z. B. Honorar, Fahrtkosten sowie ggf. Kosten für Übernachtungen und den Einsatz eigener Technik – aufschlüsseln. So erhalten Sie eine verlässliche Grundlage, mit der Sie kalkulieren und planen können.
Was können Sie für uns tun?
Um eine Veranstaltung stenografisch aufnehmen und ein professionelles Protokoll verfassen zu können, benötigen wir in der Regel einen Sitzplatz mit einem guten Blick über die Veranstaltung. Weiterhin brauchen wir gute akustische Verhältnisse. In größeren Räumen sollte eine Mikrofonanlage vorhanden sein. Außerdem benötigen wir einen Stromanschluss.
